В Главном аэропорту Республики Алтай автоматизирован документооборот

В декабре текущего года завершено внедрение системы электронного документооборота «Дело» в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск». Специалистами компании «КС-Консалтинг» система установлена на сервер и рабочие места, настроены базовые процессы документооборота, формализованы процедуры контроля исполнения документов. На завершающем этапе проекта все будущие пользователи СЭД прошли обучение в малых группах.

ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» играет особую роль в инфраструктуре региона. Он был введен в эксплуатацию в 1968 году и долгое время обслуживал преимущественно местные потребности: взлетно-посадочная полоса позволяла принимать только самолеты Ан-2 и вертолеты. С 2010 года аэропорт, открытый после реконструкции, сменил свой статус – стал круглогодичным, увеличил пропускную способность в 4 раза и стал принимать среднемагистральные самолеты (например, Airbus A319/A320). Сегодня он является главными воздушными воротами Республики Алтай – региона, который с каждым годом привлекает все больше российских и зарубежных туристов.

Сейчас аэропорт Горно-Алтайск принимает и отправляет регулярные рейсы в Москву, Новосибирск, Красноярск, а также самолеты внутренних авиалиний Республики Алтай. Из Горно-Алтайского аэропорта удобно добираться до города-курорта Белокурихи, здравницы «Ая», горнолыжного курорта Манжерок, особой экономической зоны «Бирюзовая Катунь» и многих других мест, которые привлекают туристов своей живописной красотой, чистейшим воздухом и благоприятной экологической обстановкой.

В организационном плане ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» – это администрация и специализированные подразделения, расположенные в нескольких корпусах, разбросанных по довольно значительной территории. До внедрения системы электронного документооборота регистрация всех документов велась в бумажных журналах. Контроль исполнения также не был автоматизирован – он велся в «ручном» режиме (документы, которые нужно было исполнить к конкретной дате, формировались в отдельную рабочую папку). Если документ касался нескольких подразделений, то он ксерокопировался в необходимом количестве экземпляров. Учитывая разбросанность корпусов организации по территории, документы поступали в подразделения не всегда оперативно. По этой же причине значительное время занимало согласование проектов договоров, приказов и др.

Чтобы устранить эти проблемы и наладить документационное взаимодействие между подразделениями на должном уровне, руководство ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Система «ДЕЛО», выбранная для внедрения, должна была решить следующие задачи:

обеспечить технологическую возможность для ведения электронной базы входящих, исходящих и внутренних документов и их поиска по реквизитам;

организовать в единой системе движение электронных копий документов, в том числе их оперативную передачу исполнителям;

уменьшить затраты на копирование документов и количество рассылаемых копий;

сделать процесс исполнения документов прозрачным на всех его этапах. Требовалось отражать в регистрационной карточке сведения об исполнителях, а также прикреплять к РК или связывать с ней файлы и документы, которые создавались в процессе исполнения (проект ответа, итоговый ответ, другие документы, связанные с исполняемым);

ускорить согласование проектов документов (при этом больше всего в ускорении нуждались процессы согласования договоров).

Заказчиком приобретены серверная и 17 клиентских лицензий на систему «Дело» (в том числе 14 – на подсистему «Дело-Web»), столько же лицензий на приложение «Мониторинг документов», а также опции «Сканирование» и «Электронная подпись и шифрование». После установки и настройки программного обеспечения специалисты «КС-Консалтинг» обучили основным операциям работы в СЭД всех пользователей, а также подготовили системного технолога из числа работников ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск».

В настоящее время автоматизированы следующие процессы документооборота:

ведется регистрация в СЭД входящих писем, телеграмм, исходящих документов, служебных записок, организационно-распорядительных документов (приказы по основной деятельности, распоряжения), договоров;

для исходящих документов и договоров предусмотрена возможность создания их проектов в электронном виде с последующим согласованием в контуре СЭД «Дело» (в безбумажном варианте);

средствами СЭД «Дело» налажен контроль исполнения. При этом руководитель организации лично работает в СЭД – вводит резолюции в регистрационные карточки документов, а по наиболее важным выполняет функции контролера;

приложение «Мониторинг документов» позволило наладить информирование пользователей о наступивших и приближающихся событиях в системе «Дело»: поступлении новых документов и поручений, приближении контрольных сроков и т.д.;

все входящие документы переводятся в электронный вид путем их сканирования с прикреплением электронного образа документа к РК.

Таким образом, в настоящее время в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» все базовые процессы документооборота автоматизированы, а к СЭД «Дело» подключены все подразделения организации. В дальнейшем документооборот будет развиваться через увеличение количества пользователей СЭД, приобретение (при необходимости) дополнительных опций (в том числе «ЭП и шифрование» для всех подразделений) и более полное освоение функционала системы «Дело». В частности, рассматривается возможность организации обмена документами и РК по каналам электронной почты с органами власти Республики Алтай, также использующими систему «Дело».