Архивное дело сегодня: опыт работы Алтайского филиала ФГБУ "Центр оценки качества зерна"

Согласно действующему законодательству, под архивным делом понимается "деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".

В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления.

Алтайский филиал ФГБУ «Центр оценки качества зерна» понимает актуальность данного вопроса, так как работает с постоянно нарастающим количеством документов, регламентирующих деятельность организации. Представить себе эффективное архивное дело без автоматизации невозможно. Сегодня перед сотрудниками учреждения неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно без укрепления нормативной, технической, технологической и кадровой базы. Использование цифровых архивов - это ценный ресурс для организации, которая заинтересована в использовании информации в электронном виде в любое время.

Преимущество записей, производимых теперь не только на бумаге, в том, что они могут быть доступны в любом месте, вне зависимости от их расположения. Безусловно, риски, связанные с цифровым делопроизводством, отличаются от тех, которые связаны с бумагой. Во-первых, важно чтобы записи создавались соответствующим образом, от начала до конца, с сопутствующей информацией, описывающей контекст, содержание и структуру. Во-вторых, важно придерживаться принятого формата ведения документооборота.

В то же время необходимо понимать, что развивающиеся технологии предлагают новые варианты выбора и новые решения. При правильном планировании хранение записей может начать работать более или менее автоматически.